De boekhouding bijhouden, het minst favoriete onderdeel van de meeste ondernemers, maar desalniettemin wel ontzettend belangrijk om het overzicht te houden van de financiën binnen jouw bedrijf. De volgende zaken kunnen jou als ondernemer helpen de boekhouding makkelijker en overzichtelijker te houden. Gelukkig wordt ook boekhouden steeds laagdrempeliger. Hieronder vind je informatie over wat je bij moet houden, hoe je dit online kunt bijhouden en wat de opties qua uitbesteding zijn.
Wat moet je allemaal bijhouden?
De administratie bijhouden is niet alleen iets dat je voor je eigen overzicht doet, maar is ook verplicht gesteld door de Belastingdienst. Welke eisen worden er gesteld aan het bijhouden van de administratie van jouw bedrijf? Wat moet je wel bijhouden en wat niet? Je bent als ondernemer verplicht om een ‘deugdelijke administratie’ te voeren en dat houdt in:
- Facturen (zowel ontvangen als uitgaande facturen)
- Bankafschriften
- Urenregistratie
- Kasadministratie
- Reiskosten
- Voorraadadministratie
- Fiscale gegevens
- Contracten
- Correspondentie
- Modelovereenkomst
De Belastingdienst stelt ieder jaar het Handboek Ondernemen op. Hierin kun je precies terugvinden wat de Belastingdienst van jou als startende ondernemer verwacht.
Bewaarplicht
Voor ondernemers geldt een bewaarplicht van zeven tot tien jaar, afhankelijk van het type document. Voor de (basis)administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar, maar voor alle gegevens over onroerende zaken geldt een bewaarplicht van tien jaar. Het is slim om vanaf de start van je onderneming je administratieve gegevens meteen goed bij te houden, omdat deze zaken vaak snel ophopen. Plan er bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks een moment voor in.
Zakelijke rekening
Om je zakelijke administratie gescheiden te houden van je privé administratie, is het slim om een zakelijke rekening te openen. Op deze manier heb je duidelijk overzicht over jouw bedrijfsuitgaven en inkomsten.
Je eigen administratie bijhouden
Tegenwoordig kun je als ondernemer goed je administratie digitaal bijhouden en is het niet meer nodig alles op papier te bewaren. Je maakt hier met de Belastingdienst afspraken over. Zorg er wel altijd voor dat je een back-up hebt van je digitale gegevens, want je wilt natuurlijk voorkomen dat je alles kwijt bent mocht je computer crashen. Sla je gegevens bijvoorbeeld online op in de cloud of zet ze op een harde schijf.
Je kunt Excel gebruiken om je administratie in bij te houden, maar je kunt er ook voor kiezen om een boekhoudprogramma te gebruiken. Op internet vind je verschillende programma’s voor startende ondernemers.
Boekhouding uitbesteden of zelf doen?
Je kunt je administratie zelf doen, maar je kunt er ook voor kiezen om dit uit te besteden. Het inschakelen van een boekhouder of een accountant scheelt jou waarschijnlijk behoorlijk wat werk. Daarnaast zijn boekhouders/accountants er om jou advies te geven, te helpen met het opzetten van jouw administratie en kunnen ze je helpen met fiscale voordelen die voor jou als ondernemer interessant zijn.